Inventario para negocios pequeños: sin faltantes ni mercancía quieta

Sábado, 11 de la mañana, en una tienda de ropa de Barquisimeto. Una clienta pide la blusa negra en talla M. La vendedora está segura de que había. No hay. Mientras tanto, en el depósito esperan 14 blusas amarillas en talla XL que llegaron en marzo.

Son dos problemas distintos con la misma causa: nadie sabe, con números, qué se vende y qué no. El inventario de un negocio pequeño no necesita un software de fábrica ni un experto en logística. Necesita cuatro o cinco reglas que se cumplan todas las semanas.

Primero, un inventario que se parezca a la realidad

Ningún método funciona si el número del sistema (o del cuaderno) no coincide con lo que hay en el estante. Antes de calcular nada, asegúrate de que se cumpla lo básico:

• Cada venta descuenta del inventario en el momento, sea en el mostrador, por WhatsApp o en la tienda en línea.
• Cada compra se suma cuando llega, no cuando se pidió.
• Cada producto que sale sin venderse (vencido, roto, regalado) se registra como merma.

Si hoy no confías en tus números, empieza con un conteo completo un día con la tienda cerrada. Ese es tu punto de partida. Todo lo que viene después sirve para que no tengas que repetirlo cada mes.

Cuándo pedir: el punto de reorden

El punto de reorden es la cantidad de unidades a la que, cuando llegas, haces el pedido. No antes, "por si acaso", ni después, cuando ya se acabó.

Punto de reorden = venta diaria promedio × días que tarda el proveedor + stock de seguridad

Un ejemplo con un minimercado en Pereira y el agua en botella de 600 ml:

• En las últimas cuatro semanas vendió 504 botellas: 18 al día en promedio.
• El proveedor tarda 3 días desde que haces el pedido hasta que llega.
• Como colchón para días de calor o retrasos, quieres 2 días extra de venta: 36 botellas de stock de seguridad.

Punto de reorden = 18 × 3 + 36 = 90 botellas.

Cuando el estante y la bodega sumen 90, pides. Mientras llega el pedido vendes unas 54, y si todo sale normal te quedan las 36 de seguridad cuando llega el camión.

¿Cuánto pedir? Lo suficiente para llegar al próximo pedido. Si el proveedor pasa una vez por semana, son 18 × 7 = 126 botellas. En pacas de 24 serían 5 (120) o 6 (144), según tu espacio y tu caja. Si cada botella te cuesta COP 1.100, la diferencia entre una opción y otra son 26.400 pesos de plata quieta.

Recalcula el punto de reorden una vez al mes, y antes de temporadas que cambian la venta: diciembre, Semana Santa, el regreso a clases, las fiestas de tu ciudad.

Dónde poner la atención: clasificación ABC

No todos los productos merecen el mismo cuidado. La clasificación ABC los ordena por cuánto dinero te generan para que sepas dónde no te puedes equivocar.

Cómo hacerla:

1. Saca las ventas en dinero de cada producto en los últimos tres meses.
2. Ordénalas de mayor a menor.
3. Calcula el porcentaje acumulado.
4. Una convención muy usada: los que suman hasta cerca del 80% de las ventas son A, los que llevan hasta el 95% son B y el resto son C.

Un ejemplo hipotético con diez productos de una bodega en Maracay:

Tres productos de diez hacen el 79% de la plata. En una bodega real con 300 productos pasa algo parecido: unos pocos cargan el negocio.

Qué hacer con cada grupo:

• A: nunca se pueden acabar. Punto de reorden bien calculado, conteo semanal y buena relación con el proveedor.
• B: conteo cada dos semanas o mensual, y punto de reorden revisado de vez en cuando.
• C: compra poco, cuenta una vez al mes y vigila los que no se mueven. Aquí vive la mercancía quieta.

Contar por partes todas las semanas

El gran conteo anual tiene tres problemas: cierra la tienda un día, cansa a todos y te muestra los errores once meses tarde.

La alternativa es el conteo cíclico. Cada semana cuentas una parte del inventario, siempre a la misma hora y sin ventas de por medio. Por ejemplo:

• Lunes antes de abrir, 20 minutos: todos los productos A y un estante de B o C.
• Así, los A se cuentan cada semana y el resto rota a lo largo del mes.

Tres reglas que hacen que el conteo sirva:

• Cuenta sin mirar lo que dice el sistema. Si ya sabes que "deberían ser 40", vas a contar 40.
• Investiga el mismo día cualquier diferencia que pase tu tolerancia. Una semana después ya nadie se acuerda.
• Corrige el inventario con el número contado y anota el motivo del ajuste.

Puedes mantener un conteo completo una vez al año, por ejemplo al cierre del ejercicio. La diferencia es que ya no será una sorpresa.

La merma: lo que sale sin venderse

Merma es todo lo que sale del inventario sin convertirse en venta: productos vencidos, rotos, dañados por humedad, consumidos por el personal, regalados.

Regístrala con cantidad y motivo en el momento en que ocurre. Una vez por semana, mira el total por producto y por motivo. Pongamos que en un mes se vencieron 6 frascos de mayonesa de COP 7.500: son 45.000 pesos. La causa casi nunca es la mayonesa; es un punto de reorden demasiado alto o un pedido demasiado grande para lo que se vende.

Separa dos cosas que suelen mezclarse. La merma registrada es la que sabes por qué pasó. La diferencia de inventario es la que aparece en el conteo sin explicación. Esa segunda es la que hay que vigilar: ahí se esconden las ventas que no se registraron, los errores al recibir mercancía y, a veces, los robos.

Productos con tallas, colores y otras variantes

Si vendes ropa, calzado o cualquier cosa con variantes, cada combinación es un producto distinto para el inventario. La blusa negra talla M no es la blusa negra talla L. Si solo llevas "blusa negra: 30 unidades", vas a creer que tienes stock justo cuando la talla que más se vende está agotada.

Dos hábitos ayudan mucho:

Lleva el punto de reorden por variante en tus productos A, y por producto en los demás.

Compra según la curva de tallas que de verdad vendes, no en partes iguales. Si de las últimas 12 blusas se vendieron 2 en S, 5 en M, 4 en L y 1 en XL, un pedido de 24 debería traer algo como 4 S, 10 M, 8 L y 2 XL. Las 14 blusas XL amarillas del comienzo son casi siempre una compra "pareja" que ignoró esa curva.

Qué hacer con la mercancía quieta

Ponte una regla y cúmplela: si una variante no se vende en 60 o 90 días, actúa. Un descuento, un combo con un producto que sí rota, una exhibición más visible o, si el proveedor lo acepta, una devolución.

Duele vender con menos margen. Pero la mercancía quieta es plata que ya pagaste, ocupando espacio que podría tener productos A.

En Rivtar, la caja y la tienda en línea descuentan del mismo inventario, con el stock de cada talla y color por separado. Así, lo que cuentas el lunes es lo mismo que se vende en el mostrador y en internet.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto debo hacer inventario?

Conteos parciales todas las semanas, con los productos A incluidos siempre, y si quieres un conteo completo al año. Es más preciso y mucho menos pesado que un solo conteo grande.

¿Qué es el stock de seguridad y cuánto debo tener?

Es un colchón para cubrir días de más venta o retrasos del proveedor. Una forma simple de definirlo es en días de venta: uno o dos días para productos con proveedores puntuales, más para los que suelen fallar.

¿Cómo manejo el inventario de ropa con tallas y colores?

Cada combinación de talla y color se cuenta y se controla por separado, y las compras se hacen según la curva de tallas que realmente se vende.

¿La merma y la diferencia de inventario son lo mismo?

No. La merma es la pérdida que registraste con su motivo. La diferencia es lo que aparece en el conteo sin explicación, y es la que más conviene investigar.