Punto de equilibrio: cuánto vender al mes para no perder plata

Es fin de mes en un café de Chapinero. Entraron 25 millones de pesos en ventas, la caja cuadró todos los días y el local se vio lleno varias tardes. Aun así, después de pagar el arriendo, la nómina y a los proveedores, faltó plata.

La pregunta que casi nadie se hace a tiempo es muy concreta: ¿cuánto había que vender este mes para que no faltara? Ese número se llama punto de equilibrio, y se calcula con una hoja de papel y los recibos del mes.

Qué es el punto de equilibrio

Es el nivel de ventas en el que no ganas ni pierdes. Por debajo, cada mes pones plata. Por encima, cada venta adicional te deja utilidad.

Saberlo cambia la forma de mirar el negocio. Ya no piensas "hoy vendimos bien", sino "hoy vendimos 70 tickets y necesitábamos 65".

Costos fijos y costos variables

Para calcularlo necesitas separar tus costos en dos grupos.

Los costos fijos se pagan vendas o no vendas: arriendo, nómina fija, servicios básicos, internet, contador, software, seguros. Si tienes un préstamo del negocio y quieres saber cuánto vender para cubrir también la cuota, súmala aquí.

Los costos variables suben o bajan con cada venta: los ingredientes o la mercancía, los empaques, las comisiones del datáfono o de la pasarela de pagos, el domiciliario que cobras por pedido.

Tres detalles que cambian el resultado:

• Tu sueldo va en los costos fijos. Si no te pagas, el punto de equilibrio sale más bajo de lo que es y el negocio parece sano cuando en realidad vive de tu trabajo gratis.
• Trabaja con ventas sin impuestos. El IVA o el impuesto al consumo que cobras no es tuyo, así que no sirve para pagar costos.
• Algunos costos son mixtos, como la luz, que sube cuando produces más. No te compliques: pon la parte básica en fijos y sigue.

El margen de contribución

Es lo que deja cada venta después de pagar su propio costo variable. Esa diferencia es la que "contribuye" a pagar los costos fijos.

Margen de contribución = precio sin impuestos − costo variable

También se puede expresar en porcentaje, dividiéndolo por el precio. Si vendes muchos productos distintos, usa el promedio del mes: 1 − (costos variables del mes / ventas del mes).

Ojo: el margen de contribución no es la ganancia. Es la plata con la que pagas el arriendo y la nómina; la ganancia es lo que queda después.

La fórmula, en unidades y en dinero

• En unidades: punto de equilibrio = costos fijos / margen de contribución por unidad.
• En dinero: punto de equilibrio = costos fijos / margen de contribución en porcentaje.

La primera sirve cuando tienes un producto o un ticket promedio fácil de definir. La segunda sirve para casi cualquier negocio.

Ejemplo 1: un café en Bogotá

Los costos fijos mensuales, hipotéticos:

El ticket promedio es de COP 16.000 sin impuestos. En cada ticket se van, en promedio, 5.200 en ingredientes, 400 en empaques y 300 en comisiones de pago: 5.900 de costo variable.

• Margen de contribución por ticket: 16.000 − 5.900 = 10.100.
• En porcentaje: 10.100 / 16.000 = 63,1%.
• Punto de equilibrio en tickets: 17.000.000 / 10.100 = 1.684 tickets al mes.
• En dinero: 17.000.000 / 0,63125 = unos COP 26,9 millones sin impuestos.

Si el café abre 26 días al mes, son 65 tickets diarios. Ese es el número que conviene tener pegado detrás del mostrador.

Ahora vuelve al comienzo. Con 25 millones en ventas sin impuestos, la contribución fue de 25.000.000 × 63,125% = 15.781.250. Faltaron 1.218.750 para cubrir los fijos. No era mala suerte: el café vendió por debajo de su punto de equilibrio.

Y la meta no es quedar en cero. Si quieres que el café deje 3 millones al mes además de tu sueldo, súmalos a los fijos: 20.000.000 / 0,63125 = unos 31,7 millones de ventas.

Ejemplo 2: una tienda de ropa en Valencia

Los costos fijos, hipotéticos y en dólares:

Si pagas algunos costos en bolívares, conviértelos a dólares con la misma tasa que usas para el resto de tus cuentas del mes. Lo importante es que todo esté en una sola moneda antes de dividir.

En esta tienda, de cada $100 vendidos sin IVA, $55 son lo que costó la mercancía y $5 se van en bolsas y comisiones de pago. Los costos variables son el 60% y el margen de contribución, el 40%.

• Punto de equilibrio en dinero: 1.700 / 0,40 = $4.250 al mes.
• Con 26 días de apertura: unos $163 diarios.
• Con un ticket promedio de $20: 213 ventas al mes, 8 o 9 por día.

Aquí el porcentaje importa más que el ticket. Si la tienda empieza a liquidar mercancía con descuentos fuertes, el margen de contribución baja y el punto de equilibrio sube, aunque se vendan más prendas.

Cuando el número parece imposible

Pongamos que el café necesita 65 tickets diarios y hoy hace 55. Hay cuatro palancas, y casi siempre funciona mejor mover dos un poco que una sola a la fuerza.

Subir precios

Cada peso que subes, si las ventas se mantienen, va completo a la contribución. Si el ticket promedio sube 1.000 pesos, el margen por ticket pasa a 11.100 y el punto de equilibrio baja a 1.532 tickets, unos 59 por día. Para ponerle precio a cada producto con método y no a ojo, sirve costear la receta primero.

Bajar un costo fijo

Renegociar el arriendo, ajustar turnos en los días flojos, cancelar suscripciones que nadie usa. Si recortas 1.500.000 al mes, el punto de equilibrio baja a 15.500.000 / 10.100 = 1.535 tickets.

Vender más de lo que deja más

No todos los productos contribuyen igual. Si un pandebono deja 2.500 pesos de contribución y logras sumarlo a 3 de cada 10 pedidos, el ticket promedio aporta 750 pesos más. El punto de equilibrio baja a unos 1.567 tickets. Combos, sugerencias en caja y un buen lugar en la vitrina hacen ese trabajo.

Revisar los costos variables

Porciones más grandes de lo que dice la receta, desperdicio, compras caras por falta de planeación. Cada peso que ahorras aquí sube el margen de contribución de todas las ventas.

Si después de mover las cuatro palancas el número sigue lejos, es una señal seria: quizás el local es demasiado caro para lo que se vende ahí, o el horario no está donde está la demanda. Mejor verlo en el mes tres que en el mes doce.

Un hábito mensual para no perderlo de vista

El punto de equilibrio no se calcula una vez y ya. Cambia cuando sube el arriendo, cuando ajustas sueldos, cuando tus proveedores suben precios. Una rutina simple para el primer día hábil de cada mes:

1. Suma los costos fijos que realmente pagaste el mes anterior.
2. Calcula el porcentaje de costos variables con las ventas y las compras del mes.
3. Recalcula el punto de equilibrio y divídelo por los días que vas a abrir: esa es tu meta diaria.
4. Cada semana, compara las ventas acumuladas con la meta acumulada.

Así se vería el registro del café durante tres meses:

En septiembre subieron los fijos y bajó un poco el margen, así que el punto de equilibrio se movió 1,2 millones hacia arriba. Sin esta tabla, esa subida pasa desapercibida hasta que un mes "normal" termina en rojo.

Para la columna de ventas reales necesitas cifras confiables día a día. Si cierras la caja con cuidado, ya las tienes; hay una rutina para Nequi, Daviplata, datáfono y efectivo y otra para pago móvil, punto, Zelle y efectivo en dos monedas. En Rivtar, los reportes de ventas te dan el total del mes sin sumar tickets a mano; con eso y tu lista de costos fijos, la cuenta toma cinco minutos.

Preguntas frecuentes

¿Mi sueldo va en los costos fijos?

Sí. Si no lo incluyes, el punto de equilibrio sale más bajo de lo real y el negocio parece rentable mientras tú trabajas gratis.

¿Uso los precios con impuestos o sin impuestos?

Sin impuestos. El IVA o el impuesto al consumo que cobras lo recaudas para el Estado; no sirve para pagar tus costos.

¿Cómo lo calculo si vendo cientos de productos distintos?

Con el margen de contribución promedio del mes: 1 − (costos variables del mes / ventas del mes). Después usas la fórmula en dinero.

¿Cada cuánto debo recalcularlo?

Una vez al mes, y además cada vez que cambie un costo grande: el arriendo, la nómina o el precio de tu insumo principal.