Mermas en cafés, panaderías y restaurantes: cómo medirlas y bajarlas

Son las 7 de la noche en una panadería de Barranquilla. En la vitrina quedan 23 panes de queso, cinco croissants y media bandeja de pandebonos. Una parte va a la "mesa de ayer" a mitad de precio. El resto, a la basura. Nadie lo anota, porque "es normal que sobre".

A fin de mes las ventas estuvieron bien, pero el margen no aparece. Casi siempre una parte de la respuesta está en esa bolsa de basura.

Qué cuenta como merma

Merma es todo lo que compraste o produjiste y no se convirtió en venta. Conviene separarla en tres grupos, porque se manejan distinto:

• Merma de rendimiento: la cáscara, el hueso, la grasa que se retira, el peso que se pierde al cocinar. Es inevitable y se incluye en el costo de la receta. Si todavía no lo haces, empieza por costear la receta con el rendimiento real.
• Merma evitable: lo que sobra y se bota, lo que se vence, lo que se quema, lo que se sirve de más.
• Consumos que no son venta: la comida del personal, las cortesías, las degustaciones. No son desperdicio, son decisiones. Pero cuestan, y hay que anotarlas.

Este artículo es sobre los dos últimos grupos, que son los que se pueden bajar.

Primero, mídela: la planilla de mermas

No se puede bajar lo que no se mide. La herramienta es sencilla: una planilla junto a la cocina o el horno, en papel o en el teléfono, donde cada pérdida se anota en el momento.

Cada registro lleva cinco datos: hora, producto, cantidad, motivo y quién lo anota. El motivo sale de una lista cerrada, para poder sumar después:

• Sobró del día
• Vencido o dañado
• Error de preparación (se quemó, se cayó, pedido mal hecho)
• Devolución del cliente
• Consumo del personal
• Cortesía o degustación

Así se vería un día en la panadería del ejemplo:

Una vez por semana, multiplica cada cantidad por su costo y suma por motivo. Con costos hipotéticos, la semana de la panadería quedaría así:

Alrededor de un millón de pesos al mes. Y ya sabes por dónde empezar: el pan de queso que sobra.

Mídelo durante cuatro semanas antes de cambiar nada. Ese es tu punto de partida, y la única comparación que de verdad te sirve.

Las causas de siempre, y qué hacer con cada una

Sobreproducción

Es la más común en panaderías y cafés: se hornea "lo de siempre", a ojo, sin mirar cuánto se vendió el mismo día de la semana anterior.

Tres cambios que ayudan:

• Produce según el historial de ventas por día de la semana. Un martes no se parece a un sábado.
• Hornea en dos tandas: una temprano, más corta, y otra a media mañana según cómo va el día.
• Acepta que a las 6 de la tarde se acabe algo. Una vitrina un poco más vacía al final del día sale más barata que una bolsa llena de pan.

Mala rotación: FIFO y FEFO

FIFO significa que lo primero que entra es lo primero que sale. FEFO significa que lo primero que vence es lo primero que sale. Para perecederos, FEFO es mejor: a veces el pedido que llegó hoy vence antes que el de la semana pasada.

En la práctica:

• Etiqueta todo lo que abres o preparas con la fecha y la fecha límite de uso.
• Lo nuevo va atrás; lo que vence primero, adelante.
• Revisa la nevera cada mañana antes de producir, no cuando algo ya huele raro.

Porciones sin medida

Nadie bota comida cuando sirve de más, así que esta merma no aparece en la basura. Aparece en el costo. Si la receta dice 150 gramos y en la cocina se sirven 180 "a ojo", cada plato lleva un 20% más de proteína de la que cobras.

La solución es aburrida y funciona: balanza en la cocina, cucharones y moldes de medida conocida, y una foto de cómo se ve el plato bien servido pegada en la pared.

Daño y vencimiento

Neveras que no enfrían bien, mercancía que se deja fuera en la recepción, compras demasiado grandes para lo que se vende. Para los perecederos, es mejor comprar menos cantidad y más seguido, aunque el precio por unidad sea un poco mayor.

Cortesías y comida del personal

La ñapa al cliente de siempre, la degustación del producto nuevo, el almuerzo del equipo: no están mal. El problema es cuando no tienen regla ni registro. Define qué incluye la comida del personal, cuánto se puede regalar y quién lo autoriza. Si no se anota, a fin de mes aparece como una diferencia de inventario y terminas sospechando de alguien que solo se comió su almuerzo.

Cómo la merma cambia el costo real de cada producto

Aquí está la parte que más duele. La merma no es un gasto aparte: se reparte entre lo que sí vendiste.

Ejemplo 1: el pan de queso en Barranquilla

Cada pan de queso cuesta COP 700 en ingredientes y se vende a 2.000 sin impuestos. Sobre el papel, deja 1.300 por unidad.

Pero la panadería hornea 85 al día y vende en promedio 62. Los 23 que sobran también se pagaron:

• Costo real por pan vendido: 85 × 700 / 62 = unos 960 pesos.
• Lo que deja de verdad cada pan: 2.000 − 960 = 1.040, no 1.300.

Si cambia a dos tandas, 50 temprano y 18 a media mañana, hornea 68 y le sobran 6. El costo por pan vendido baja a unos 768 pesos. Son 17 panes menos al día, 11.900 pesos diarios, más de 300.000 al mes en un solo producto.

Ejemplo 2: el pabellón en Puerto La Cruz

Un restaurante vende el pabellón a $9 sin IVA. La receta, con costos hipotéticos: 150 g de carne mechada a $12 el kilo ya cocida ($1,80) y $1,20 de arroz, caraotas y tajadas. Costo de receta: $3,00. Costo de comida: 33,3%.

Ahora la realidad:

• La cocina sirve 180 g de carne, no 150. La carne pasa a $2,16 y el plato a $3,36.
• De cada 25 platos que se preparan, uno se pierde: se devuelve, se cae o sobra al cierre. El costo por plato vendido sube a 3,36 × 25 / 24 = $3,50.

El costo de comida real es 38,9%, no 33,3%. Si el restaurante vende 600 platos al mes, la diferencia entre $3,00 y $3,50 son $300 mensuales. Nadie robó nada; se fueron en porciones generosas y platos perdidos.

Qué hacer con lo que sobra en buen estado

Lo primero es producir menos de lo que sobra. Lo segundo, darle salida a lo que todavía está bueno: la mesa del día anterior con descuento, el pan de ayer convertido en torrejas o budín, las frutas maduras en jugos.

En Colombia, la Ley 1990 de 2019 fija un orden para enfrentar el desperdicio de alimentos: primero reducir, luego destinarlos al consumo humano, después aprovechar los residuos orgánicos y por último la alimentación animal. La misma ley prevé que quienes comercializan alimentos puedan donar los que siguen aptos para el consumo a organizaciones sin ánimo de lucro certificadas, y que esa entrega tenga los beneficios tributarios de las donaciones. Esto es información general; si te interesa donar, revisa con tu contador cómo aplica a tu negocio.

Para decidir cuánto producir cada día necesitas el historial de ventas por producto. En Rivtar, los reportes de ventas te lo dan por día, así que el martes puedes hornear pensando en los martes anteriores y no en la intuición.

Preguntas frecuentes

¿Qué porcentaje de merma es normal?

Depende del producto, del tipo de negocio y de cómo mides. La referencia que más te sirve es la tuya: mide cuatro semanas, anota el resultado y trabaja para bajarlo mes a mes.

¿La comida del personal cuenta como merma?

Anótala aparte, con su propio motivo. No es desperdicio, pero es costo, y si no la registras se confunde con pérdidas que sí debes investigar.

¿Cada cuánto reviso la planilla?

Una vez por semana, sumando por motivo y por producto. Revisarla cada día cansa; revisarla cada mes llega tarde.

¿FIFO o FEFO?

Para productos que vencen, FEFO: sale primero lo que vence primero, aunque haya llegado después. Para lo demás, FIFO es suficiente.